Em primeiro lugar, a adoção da leitura do código de barras e a organização das atividades que norteiam a contagem reduzirão consideravelmente o tempo que você utiliza para fazer o balanço de estoque. Além disso, existem atividades que antecedem o dia da contagem que farão toda a diferença no final. Não deixe para decidir tudo em cima da hora, porque a probabilidade de algo não sair como esperado é bem grande.
Decida quando o inventário de estoque será realizado
Defina o dia e a hora em que a contagem será iniciada. Estas duas informações serão o ponto de partida para o resto do planejamento. Leve em consideração a quantidade aproximada de produtos que existe no seu estoque e o tempo médio gasto para contagem dos últimos anos.
Defina quem irá participar da contagem
Leve em consideração optar por colaboradores comprometidos e preocupados em cuidar dos mínimos detalhes.
Crie equipes e nomeie líderes para execução de todo processo
Quanto mais cabeças pensarem, melhor será o resultado. Indiferente da quantidade de pessoas que participarão, é muito importante criar equipes e nomear líderes para o processo da contagem. Os líderes terão o papel de coordenar os times e agir como facilitadores caso alguém tenha dúvidas ou precise de ajuda.
Determine as ferramentas e como serão utilizadas
Utilize a tecnologia para facilitar o processo, entre elas aplicativo móvel, coletor de dados (sem fio), computador com leitor de código de barras, etc.
Hora de organizar os produtos e o local da contagem
O estoque precisa estar impecável para o momento da contagem. Então, siga esse check-list: organize o ambiente e deixe os códigos de barras visíveis, de forma que favoreça a contagem; para evitar erro no inventário, certifique-se e defina como será realizada a contagem das caixas e, ou, produtos que estão espalhados pelas outras dependências da loja e verifique se os produtos com defeito devem ser contabilizados.
Defina por onde começar e terminar
Trace uma rota para a loja e outra para o depósito; divida as equipes e qual será a rota de cada uma no balanço de estoque.
Demonstre e teste o processo que foi definido
Teoria e prática são coisas diferentes. Então, ficam as dicas: enquanto estiverem realizando a contagem, se for preciso parar, tenha como regra que seu colaborador deve colocar a mão em cima da caixa que contou por último. Outra prática válida é puxar a caixa para não correr o risco de se perder. E não se esqueça: é importante identificar de alguma forma os lugares onde a contagem já foi realizada. Sugerimos que faça um treinamento simples e prático. Todos precisam entender o que fazer e como fazer para que o objetivo final seja atingido.
Está tudo planejado, agora é só executar
Acompanhe durante alguns minutos cada equipe para se certificar de que tudo está indo como esperado. Se algo não está dando certo, pare, reúna algumas pessoas e encontrem uma solução.
Auditoria da contagem
Ao finalizar a contagem do inventário de estoque, confira se todos os locais da loja e depósito estão identificados como contabilizados. Se algo passou, veja a equipe responsável e peça que verifiquem. Se tudo foi contado, hora de fazer a contabilização final.
Momento de fazer o acerto do inventário
Após finalizar a contagem e auditar o ambiente, é hora de fazer os ajustes necessários no estoque. No fechamento, se ocorrerem divergências é importante fazer uma nova contagem para confirmar se a quantidade contada na primeira vez está correta. Depois disso, faça os acertos de acordo com a política interna da sua loja.
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